Como preencher um recibo
Um recibo é a prova de que um pagamento aconteceu, e quem paga tem direito de exigir esse documento. O Código Civil trata disso como quitação, e o artigo 320 lista o que ela precisa designar: o valor e a espécie da dívida, o nome de quem pagou, o tempo e o lugar do pagamento e a assinatura de quem recebeu. É exatamente essa lista que o formulário acima pede, na ordem em que ela aparece no papel.
O que um recibo precisa ter
- O valor, em número e por extenso. Os dois juntos, porque um confere o outro.
- Quem pagou. Nome e, de preferência, CPF ou CNPJ, para não restar dúvida sobre quem quitou.
- O que está sendo pago. A descrição é o que separa um recibo útil de um papel genérico. "Referente a serviço" diz pouco; "referente à pintura da fachada, conforme orçamento de 2 de setembro" resolve uma discussão inteira.
- Data e cidade. É o tempo e o lugar que o artigo 320 pede.
- Assinatura de quem recebeu. Sem ela o documento fica capenga, porque a quitação é dada por quem recebeu, não por quem pagou.
Vale saber que o parágrafo único do mesmo artigo salva o recibo incompleto: mesmo faltando algum desses itens, a quitação vale se os termos ou as circunstâncias mostrarem que a dívida foi paga. Isso é uma rede de segurança, não um convite a preencher pela metade, porque quem vai julgar se "as circunstâncias mostram" é um juiz, e isso já é o problema que o recibo existia para evitar.
O valor por extenso, e por que ele existe
Escrever o valor duas vezes, em número e em palavras, é uma prática antiga contra adulteração: acrescentar um zero em "R$ 100,00" é fácil, mas mudar "cem reais" para "mil reais" sem deixar rastro, não. Se os dois valores divergirem, o que costuma prevalecer é o escrito por extenso.
Essa é a parte que mais dá trabalho na mão, e onde mais aparece erro: "mil e duzentos" contra "mil duzentos e cinquenta", "cento e um" contra "cento e um mil", plural de real, centavo separado. Aqui a ferramenta escreve sozinha assim que você digita o número, com a regra do "e" no lugar certo.
Modelo de recibo de pagamento simples
O tipo Pagamento é o modelo genérico, e cobre a maior parte dos casos do dia a dia: devolução de um valor, pagamento de uma parcela, quitação de uma dívida entre pessoas, acerto de uma diária. O texto sai no formato clássico, "recebi de fulano a importância de tanto, referente a isso", seguido da quitação e da assinatura.
Ele também é o modelo certo quando você não quer classificar o pagamento em nenhuma categoria específica. Um recibo simples não é um recibo fraco: ele tem os mesmos elementos do artigo 320 que os outros, só não traz as cláusulas específicas de serviço, aluguel ou venda.
Recibo para imprimir e as duas vias
A opção de duas vias vem marcada porque é assim que o recibo funciona na prática: uma via fica com quem pagou, que é quem precisa da prova, e a outra com quem recebeu. As duas saem na mesma folha, com uma linha de corte no meio, então uma impressão resolve.
Recibo de prestação de serviço
É o recibo de quem fez um trabalho e recebeu por ele: pedreiro, diarista, designer, professor particular, técnico, consultor. O tipo Prestação de serviço escreve a frase com a referência ao serviço executado e mantém a quitação, que é o que encerra a cobrança daquele trabalho.
Duas coisas fazem diferença nesse tipo. A primeira é descrever o serviço com data ou período, porque é isso que impede a mesma cobrança de voltar depois. A segunda é lembrar que recibo não é nota fiscal: para pessoa física sem CNPJ, o recibo é o documento possível, mas ele não substitui a nota fiscal quando o prestador é empresa ou MEI, que é obrigado a emitir nota do serviço.
Recibo de pagamento a autônomo, o RPA
O tipo Autônomo é para o caso em que uma empresa paga uma pessoa física sem vínculo. Além do valor bruto, o recibo mostra os descontos e o valor líquido, porque nesse arranjo a empresa retém tributos na fonte:
- INSS. O prestador é contribuinte individual e a contribuição retida é de 11% sobre o valor do serviço, limitada ao teto do salário de contribuição.
- IRRF. Segue a tabela mensal do imposto de renda, com dedução do INSS e dos dependentes, e em 2026 com o redutor da Lei 15.270.
- ISS. É municipal, a alíquota varia de 2% a 5% conforme a cidade e o tipo de serviço, e nem sempre é retido pelo tomador. Por isso esse campo fica aberto para você preencher.
O botão de calcular preenche INSS e IRRF pelas tabelas de 2026 para você conferir, e os campos continuam editáveis, porque a responsabilidade pela retenção e pelo recolhimento é de quem paga. Se quiser ver a memória de cálculo linha por linha, a calculadora de salário líquido abre as mesmas tabelas.
Recibo de aluguel
O tipo Aluguel acrescenta duas informações que os outros não têm: o endereço do imóvel e o mês de referência. São elas que transformam o papel em um controle, porque doze recibos numerados, com o mês escrito em cada um, mostram o histórico do contrato sem precisar de mais nada.
Esse recibo interessa aos dois lados. Para o inquilino é a prova de que aquele mês está pago, o que evita cobrança repetida e serve na hora de pedir a rescisão ou de comprovar bom histórico. Para o proprietário é o registro do que entrou, que vai ser usado na declaração do imposto de renda, já que o aluguel recebido por pessoa física é rendimento tributável.
Se o pagamento foi feito por transferência, o recibo continua valendo a pena: o comprovante bancário mostra que o dinheiro saiu, e o recibo mostra a que ele se refere, que é justamente o que o extrato não diz.
Recibo de compra e venda
É o mais delicado dos cinco, e por isso o tipo Compra e venda escreve uma frase a mais: além da quitação do valor, ele registra a entrega do bem ao comprador, no estado em que se encontra. Sem essa parte, o papel prova que o dinheiro foi pago, mas não diz nada sobre o que foi entregue.
Descreva o bem com o que identifica ele de verdade. Em veículo, marca, modelo, ano, placa, cor e número do chassi. Em celular ou notebook, marca, modelo e número de série. Em móvel ou equipamento, o que o distingue de outro igual. Um recibo de venda de "um carro" não serve para nada.
Vale o aviso honesto: para bens que têm registro próprio, como imóvel e veículo, o recibo não transfere a propriedade. Ele comprova o pagamento e a entrega, e a transferência acontece no cartório de registro de imóveis ou no Detran. Vender o carro e só entregar o recibo deixa as multas e o IPVA no seu nome.
Recibo no Word, em PDF ou para imprimir
As três buscas existem e querem coisas diferentes:
- Para imprimir. É o caso mais comum e o que esta página resolve direto: preencha, clique em imprimir e assine. As duas vias saem na mesma folha.
- Em PDF. Mesmo botão. Na janela de impressão, troque a impressora por "Salvar como PDF" e você tem o arquivo para enviar por e-mail ou por mensagem.
- No Word. Faz sentido quando você quer mudar o texto do documento ou colocar o logo da empresa. Nesse caso, gere o PDF aqui e abra no Word, que ele converte, ou use este recibo como referência dos campos que precisam existir.
Uma observação sobre o modelo em branco que circula por aí: o problema dele não é o formato, é que o valor por extenso continua sendo trabalho seu, e é ali que mora o erro que invalida ou enfraquece o documento.
Recibo e imposto de renda
Recibo é documento de comprovação, e a Receita aceita ele nessa função em várias situações: despesa médica e odontológica de profissional sem nota, pagamento a autônomo, aluguel pago ou recebido, pensão. Para isso funcionar, o recibo precisa ter o CPF ou CNPJ de quem recebeu, porque é esse número que a declaração pede.
Por isso o campo de documento de quem recebeu aparece no formulário. Ele é opcional aqui, mas se o recibo pode virar comprovante de dedução na declaração de alguém, ele deixa de ser opcional na prática.
Como esta ferramenta funciona
O texto do recibo é montado a partir do tipo escolhido, e cada tipo tem a sua frase e os seus campos. O valor por extenso é escrito por uma rotina própria, com a regra do "e" entre as ordens, o plural de real e centavo e a forma "de reais" para valores redondos em milhão. Ela foi conferida com 340 mil valores, de um centavo até 999 milhões, lendo cada resultado de volta para número e comparando com o original.
No tipo de autônomo, o INSS é 11% sobre o valor limitado ao teto de contribuição, e o IRRF usa a tabela mensal de 2026 com dedução de INSS e dependentes, desconto simplificado quando ele é maior que as deduções legais, e o redutor da Lei 15.270 aplicado sobre o rendimento do mês.
O que a ferramenta não faz: não emite nota fiscal, não assina digitalmente, não transfere propriedade de bem que tem registro, não substitui contrato e não recolhe tributo nenhum.
Tudo roda no seu navegador. Nome, CPF e valores não são enviados para o Toolzy, e o que você preencheu fica salvo apenas no seu aparelho, para a página lembrar na próxima vez. O botão de limpar apaga.
Perguntas frequentes
Como fazer um recibo de pagamento?
Preencha o valor, quem pagou, o que está sendo pago, a cidade e a data, e o nome de quem recebe e assina. Depois clique em imprimir. O valor por extenso é escrito automaticamente e o recibo sai em duas vias, uma para cada lado.
Recibo escrito à mão tem validade?
Tem. A quitação pode ser dada por instrumento particular e a lei não exige formulário impresso. O que importa é o conteúdo: valor, quem pagou, a que se refere, tempo e lugar e a assinatura de quem recebeu. Imprimir só reduz a chance de erro e de rasura.
Recibo precisa de reconhecimento de firma?
Não precisa para valer entre as duas partes. O reconhecimento de firma serve para dificultar que alguém negue a própria assinatura depois, e costuma ser usado em valores altos e em compra e venda de bem. Para o dia a dia, o recibo assinado resolve.
Recibo precisa de testemunhas?
Não. A opção existe porque ela ajuda em pagamento de valor alto e em acordo entre pessoas, já que a testemunha pode confirmar o que viu se o documento for questionado. Para a maioria dos recibos ela é dispensável.
Recibo substitui nota fiscal?
Não. São documentos com funções diferentes: o recibo prova que o pagamento aconteceu, a nota fiscal registra a operação para o fisco. Empresa e MEI precisam emitir nota fiscal do serviço ou da venda, e o recibo entra como prova do pagamento, não no lugar dela.
Por que o valor precisa ir por extenso?
Porque o número é fácil de adulterar e a palavra não é. Escrever nos dois formatos faz um conferir o outro, e quando os dois divergem o que costuma prevalecer é o valor por extenso. Aqui ele é escrito sozinho assim que você digita o número.
O recibo de venda transfere o carro ou o imóvel para o comprador?
Não. Ele comprova o pagamento e a entrega do bem, e a transferência de propriedade acontece no órgão de registro, o Detran no caso do veículo e o cartório de registro de imóveis no caso do imóvel. Sem isso, multa e imposto continuam no nome de quem vendeu.
Os dados que eu preencho ficam guardados em algum lugar?
Só no seu aparelho. Não existe servidor de processamento nesta ferramenta: nome, CPF e valores ficam no armazenamento local do navegador para a página lembrar na próxima visita, e o botão de limpar apaga.
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