Como fazer uma folha de ponto
São quatro passos, e o resultado já é a folha pronta para o papel. Primeiro escolha o mês e o ano, porque é daí que sai a quantidade de dias e o dia da semana de cada um, que é a parte que dá trabalho de montar na mão e é onde mais aparece erro nos modelos em branco que circulam por aí. Depois ajuste a jornada e marque quais dias da semana são trabalhados, para a folha não cobrar assinatura de um sábado que ninguém trabalha.
Em seguida preencha empresa e funcionário. Esses campos existem porque uma folha sem identificação não serve para nada depois: se um dia aquele mês for questionado, é o nome do funcionário, o mês de referência e a assinatura que fazem o documento valer algo. Por último, clique em imprimir e escolha entre a impressora e a opção de salvar como PDF, que toda janela de impressão de navegador oferece hoje.
Folha de ponto para imprimir, em branco
É o uso mais comum, e é o modo que já vem marcado. A folha sai com o número do dia, o dia da semana e os campos de horário vazios, do jeito que se usa na parede do escritório ou na prancheta da recepção: o funcionário anota a entrada, a saída para o intervalo, a volta e a saída, e assina a linha do dia.
O ganho sobre o modelo genérico está no calendário. Cada mês tem um número diferente de dias e cai em dias da semana diferentes, e o modelo em branco que você baixa em Word não sabe disso, então você acaba riscando sábado, contando domingo errado ou rasurando o dia 31 num mês que tem 30. Aqui o mês é montado na hora, com os domingos e os feriados nacionais já sombreados e nomeados.
Folha de ponto preenchida, com as horas já somadas
O modo preenchido coloca a jornada em todos os dias trabalhados e soma as horas de cada dia e do mês, mostrando quantas horas eram previstas no mês. Ele serve para duas coisas legítimas: montar o modelo que vai virar rotina e conferir se a conta do mês fecha com o que a folha de pagamento está pagando.
O que ele não deve ser é o registro final entregue como se fosse a marcação real do funcionário. Folha com horário idêntico todo dia é o que se chama de ponto britânico, e o tópico mais abaixo explica por que ela se vira contra a empresa exatamente quando você precisa dela.
A folha de ponto é obrigatória?
Depende do tamanho do estabelecimento. O artigo 74, § 2º, da CLT obriga o registro de entrada e de saída nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, em registro manual, mecânico ou eletrônico. Esse número era 10 até 2019, quando a Lei 13.874 elevou para 20, então material antigo na internet ainda repete o limite velho.
Abaixo de 20 funcionários o registro não é exigido por lei, e é aqui que quase todo MEI e microempresa se enquadra. Só que não ser obrigatório é diferente de ser dispensável, por um motivo bem prático: em reclamação trabalhista sobre hora extra, quem não tem registro nenhum perde a principal prova a seu favor, e o que o funcionário alegou passa a valer por presunção. Na dúvida, manter a folha assinada é a decisão barata.
O que diz a CLT sobre a folha de ponto
Os pontos que interessam para quem vai imprimir e usar:
- Registro manual é válido. O artigo 74, § 2º cita expressamente o registro manual ao lado do mecânico e do eletrônico. Folha de ponto em papel preenchida à mão é um registro legítimo, não um improviso.
- O intervalo precisa estar registrado. Pelo artigo 71, jornada acima de 6 horas exige intervalo de no mínimo 1 hora, e entre 4 e 6 horas, 15 minutos. Por isso a folha tem as quatro colunas de horário, e não duas.
- Existe tolerância de minutos. O artigo 58, § 1º, não conta como hora extra nem desconta as variações de até 5 minutos por marcação, com limite de 10 minutos por dia.
- Trabalho externo também se registra. Quem trabalha fora do estabelecimento tem o horário anotado em registro que fica em poder do próprio empregado, o que é justamente o caso da folha impressa.
- Ponto eletrônico tem regra própria. A Portaria MTP 671/2021 é o que regula os sistemas eletrônicos, nos formatos REP-C, REP-A e REP-P. Ela vale para equipamento e software de ponto, não para a folha em papel.
- Registro por exceção é possível. O artigo 74, § 4º permite registrar apenas o que sai da jornada normal, desde que exista acordo individual escrito ou previsão em convenção coletiva.
A assinatura do funcionário não aparece na lei como exigência literal, e ainda assim é o que dá força à folha, porque é ela que mostra que aquele horário foi conferido por quem trabalhou. É por isso que a coluna de assinatura por dia vem marcada aqui, e a recomendação é não tirar.
O erro que invalida a folha de ponto: o ponto britânico
Esse é o ponto mais importante da página, e é o que quase nenhum modelo pronto avisa. Ponto britânico é a folha com horário de entrada e de saída exatamente igual todos os dias, sem um minuto de variação, mês após mês.
O item III da Súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho trata esses registros de horário uniforme como inválidos como meio de prova. Na prática, quando o juiz reconhece a marcação britânica, o efeito é parecido com não ter registro nenhum: o ônus da prova se inverte e passa a ser da empresa a tarefa de provar que a jornada não foi a que o funcionário alegou. A folha que existia para proteger o empregador vira o argumento do outro lado.
Por isso o modo preenchido desta ferramenta mostra um aviso na tela. Ele é ótimo para montar o modelo e para conferir a conta do mês, e é uma escolha ruim para virar o registro oficial. O caminho seguro é imprimir em branco e deixar cada dia ser anotado de verdade, com a variação natural de quem chega às 8h02 numa terça e às 7h57 na quarta.
Folha de ponto individual, mensal e por setor
A folha que sai daqui é a individual e mensal, que é o formato padrão: um funcionário, um mês, uma folha. É o que a fiscalização espera ver e o que fica organizado na pasta de cada pessoa, porque cada mês fecha sozinho e cada folha tem um responsável claro.
Folha coletiva, com vários funcionários na mesma página, aparece em obra e em equipe grande, e tem um problema óbvio: expõe a jornada de todo mundo para todo mundo e deixa a assinatura de cada um valendo por um registro que não é só dele. Para uma empresa pequena, uma folha por pessoa é mais barato de manter e mais fácil de defender.
Se o que você precisa é somar as horas depois de a folha voltar preenchida, a calculadora de horas tem um modo que aceita o espelho de ponto colado e devolve o total do mês, e a calculadora de hora extra aplica os adicionais de 50% e 100% e o reflexo no descanso semanal remunerado.
Folha de ponto em PDF, no Word ou no Excel
As três buscas existem e querem coisas diferentes. Vale saber qual é a sua antes de perder tempo.
- PDF. É o que você quer na maioria dos casos: um arquivo que imprime igual em qualquer lugar e que ninguém altera sem deixar rastro. O botão de imprimir desta página gera o PDF pela própria janela de impressão do navegador, escolhendo "Salvar como PDF" no lugar da impressora.
- Word. Serve para quem vai mudar o texto do documento, incluir logo ou um termo específico da empresa. O caminho é imprimir em PDF aqui e abrir no Word, que converte, ou refazer o cabeçalho no Word usando esta folha como referência de quais campos precisam existir.
- Excel. Faz sentido quando você quer somar e filtrar as horas depois, não quando quer imprimir. Para isso tem o botão de baixar em CSV, que abre direto no Excel e no Google Planilhas com uma linha por dia do mês.
Uma observação honesta sobre planilha: a folha de ponto em Excel é ótima para conferência e ruim como registro, porque qualquer célula pode ser editada depois sem deixar marca. Para o documento que fica guardado, papel assinado ou PDF resolve melhor.
Como esta ferramenta funciona
O calendário do mês é montado na hora a partir do mês e do ano que você escolhe, com o dia da semana calculado dia por dia. Os feriados nacionais vêm de uma tabela própria, com os que têm data fixa e os que dependem da Páscoa, como sexta-feira santa e Corpus Christi, calculados pela regra do calendário gregoriano. Carnaval, quarta-feira de cinzas e Corpus Christi aparecem marcados como ponto facultativo, porque é o que eles são na lei federal, e não feriado nacional.
O que a ferramenta não faz: não conhece o feriado municipal e estadual da sua cidade, que você precisa marcar à mão na folha; não sabe da convenção coletiva da sua categoria, que pode ter jornada e intervalo diferentes; não substitui sistema de ponto eletrônico registrado pela Portaria 671, se a sua empresa for obrigada a ter um; e não guarda nada em servidor nenhum.
Tudo roda no seu navegador. Nome de funcionário, CNPJ e jornada não são enviados para o Toolzy, e o que você preencheu fica salvo apenas no seu aparelho, para a página lembrar na próxima vez. O botão de limpar apaga esses dados.
Perguntas frequentes
O que é a folha de ponto?
É o documento onde ficam registrados os horários de entrada, de intervalo e de saída de um funcionário, dia por dia, num mês. É a forma manual do controle de jornada previsto no artigo 74 da CLT, ao lado do registro mecânico e do eletrônico, e serve como prova da jornada cumprida.
Como fazer a folha de ponto?
Escolha o mês e o ano nesta página, ajuste a jornada e os dias da semana trabalhados, preencha empresa e funcionário e clique em imprimir. A folha sai com todos os dias do mês, o dia da semana de cada um, os campos de horário e a coluna de assinatura.
A folha de ponto é obrigatória?
O registro de jornada é obrigatório em estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, pelo artigo 74, § 2º, da CLT. Abaixo disso não é exigido por lei, mas continua sendo a principal prova a favor da empresa numa discussão sobre hora extra.
Posso preencher a folha de ponto com o mesmo horário todos os dias?
Pode, e não é uma boa ideia. Registro com horário uniforme é tratado como inválido como prova pelo item III da Súmula 338 do TST, o que inverte o ônus da prova contra o empregador. O uso recomendado do modo preenchido é montar o modelo e conferir a conta, não substituir a marcação real.
A folha de ponto precisa ser assinada?
A lei não escreve a assinatura como exigência, e na prática ela é o que dá valor ao documento, porque mostra que o horário foi conferido por quem trabalhou. Por isso a coluna de assinatura diária vem marcada aqui, e existe também a linha de assinatura do funcionário e do empregador no pé da folha.
Preciso registrar o intervalo na folha?
Sim. Pelo artigo 71 da CLT, jornada acima de 6 horas tem intervalo de no mínimo 1 hora e jornada entre 4 e 6 horas tem 15 minutos. Como o intervalo não conta como tempo trabalhado, ele precisa aparecer no registro, e é por isso que a folha tem quatro colunas de horário.
Como salvar a folha de ponto em PDF?
Clique em imprimir e, na janela que o navegador abre, troque a impressora por "Salvar como PDF", no Chrome e no Edge, ou use "PDF" no menu de impressão do Safari. A impressão sai só com a folha, sem o site em volta.
Os dados que eu preencho ficam guardados em algum lugar?
Só no seu aparelho. Não existe servidor de processamento nesta ferramenta: nome, CNPJ, cargo e jornada ficam no armazenamento local do seu navegador para a página lembrar na próxima visita, e o botão de limpar apaga. Nada é enviado para o Toolzy.
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